Mikä on toimintakertomus?
Tilinpäätös muodostuu lähtökohtaisesti kolmesta osasta: tuloslaskelmasta, taseesta sekä liitetiedoista. Lisäksi suuryrityksen tulee laatia rahoituslaskelma osaksi tilinpäätöstä. Edelleen, jos tietyt edellytykset täyttyvät, tulee kirjanpitovelvollisen liittää mukaan myös toimintakertomus.
Toimintakertomus on kirjallinen dokumentti, jonka tarkoituksena on täydentää ja selventää tilinpäätöksen antamaa tietoa kirjanpitovelvollisesta. Tilinpäätös antaa pääasiassa numeerista tietoa kirjanpitovelvollisen toiminnasta, kun puolestaan toimintakertomuksessa toiminnasta kerrotaan kirjallisessa muodossa. Kuten myös tilinpäätöksen, toimintakertomuksen laatiminen tapahtuu neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, ja se liitetään tilinpäätökseen.
Kenen tulee laatia toimintakertomus?
Lähtökohtaisesti suurempien kirjanpitovelvollisten tulee laatia tilinpäätöksensä liitteeksi toimintakertomus. Kirjanpitolaissa tällaiseksi suuremmaksi yhtiöksi määritellään sellainen yksityinen osakeyhtiö, joka ei ole mikro- tai pienyritys. Kuitenkin kirjanpitolain mukaan julkisten osakeyhtiöiden ja yleisen edun kannalta merkittävien yhteisöjen, sekä säätiöiden ja asunto-osakeyhtiöiden tulee aina laatia toimintakertomus huolimatta kirjanpitovelvollisen koosta.
Kirjanpitovelvollinen voi kuitenkin laatia toimintakertomuksen myös vapaaehtoisesti huolimatta siitä, ettei kirjanpitolaissa määritellyt kriteerit toimintakertomuksen laatimisvelvollisuudelle täyty. Mikäli toimintakertomus laaditaan vapaaehtoisesti, tulee sen silti olla määrämuotoinen ja sisältää kirjanpitolaissa määritellyt asiat, jotta se on vertailukelpoinen kaikkien muiden toimintakertomusten kanssa.
Vaikka pienyritykset eivät ole velvollisia laatimaan toimintakertomusta, pien- ja mikroyrityksiä koskevan tilinpäätösasetuksen eli PMA:n 3 luvun 13 § sekä osakeyhtiölaki edellyttävät toimintakertomuksessa esitettävän tiedon esittämistä pienyrityksen tilinpäätöksen liitetiedoissa, jos tieto on tarpeen oikean ja riittävän kuvan antamiseksi. Esimerkiksi selvitykset tilikauden aikana aktivoiduista kehittämismenoista, osakeanneista, omista osakkeista tai muista merkittävistä muutoksista yhtiön toimintaympäristössä tulee esittää liitetietona tilinpäätöksessä.
Mitä toimintakertomus sisältää?
Kirjapitolain mukaan toimintakertomuksen sisällön tulee kuvata kirjanpitovelvollisen:
- Toiminnan kehittymistä ja tuloksellisuutta
- Taloudellista tilannetta
- merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä
Lisäksi toimintakertomuksen sisällössä on esitettävä:
- Tiedot olennaisista tapahtumista tilikauden päättymisen jälkeen
- Arvio kirjanpitovelvollisen todennäköisestä tulevasta kehityksestä
- Selvitys tutkimus- ja kehitystoiminnan laajuudesta
- Tiedot sivuliikkeistä
- Tiedot käypään arvoon merkityistä rahoitusvälineistä siten kuin 5 luvun 2 a §:n 5 momentissa säädetään
- Tiedot omien osakkeiden ja osuuksien hankinnoista ja luovutuksista
- Muualla lainsäädännössä edellytetyt tiedot.
Toimintakertomuksen sisällön tulee kattaa myös taloudelliset tunnusluvut sekä muut kuin taloudelliset tunnusluvut henkilöstöstä ja ympäristövaikutuksista etenkin silloin, kun se on tarpeen kirjanpitovelvollisen toiminnan kehittymisen ja tuloksellisuuden kuvauksen ymmärtämiseksi.
Konsernin emoyrityksen toimintakertomuksessa on esitettävä edellä mainitut tiedot myös konsernista.
Osakeyhtiön toimintakertomus
Mikäli toimintakertomuksen laatiminen kuuluu osakeyhtiölle kirjanpitolain mukaisesti tai yhtiö haluaa vapaaehtoisesti laatia sellaisen, toimintakertomuksessa on osakeyhtiölain mukaan esitettävä seuraavat tiedot kirjanpitolain vaatimien tietojen lisäksi:
- Hallituksen esitys voitonjaosta ja mahdollisesta muun vapaan oman pääoman jakamisesta
- Yhtiön osakkeiden määrä osakelajeittain sekä kutakin osakelajia koskevat yhtiöjärjestyksen pääasialliset määräykset
- Pääomalainojen pääasialliset lainaehdot ja mahdollisen kuluksi kirjaamattomat korot
- Yhtiön ulkomaiset sivuliikkeet
Seuraavissa kappaleissa on käyty tarkemmin läpi muita osakeyhtiön toimintakertomuksessa esitettäviä asioita.
Rakenne- ja rahoitusjärjestelyt
Osakeyhtiön toimintakertomuksessa on kuvattava kaikki merkittävät rakenne- ja rahoitusjärjestelyt, kuten:
- Sulautumiset, jakautumiset ja emoyhtiöasemaan siirtyminen
- Osakeantipäätökset ja niiden pääasiallinen sisältö
- Yhtiön tilikauden aikana, sekä sitä aikaisemmin antamien voimassa olevien optio-ohjelmien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien pääasiallisista sisällöistä ja ehdoista
- Hallituksen voimassa olevat valtuutukset yllä mainittujen instrumenttien antamiseen
Tämä varmistaa, että sidosryhmät saavat kokonaiskuvan yhtiön rakenteellisista muutoksista ja mahdollisista omistusrakenteen laimentumisriskeistä.
Yhtiön omat osakkeet
Keskeinen osa osakeyhtiön toimintakertomusta on osakkeisiin liittyvät tiedot. Osakeyhtiölain mukaan osakeyhtiön on eriteltävä toimintakertomuksessaan tiedot omista ja emoyhtiön osakkeista, jotka ovat sen tai sen tytäryhteisöjen hallussa tai panttina. Osakkeista tulee osakelajeittain ilmaista osakkeiden kokonaismäärä, sekä niiden suhteellinen osuus kaikista osakkeista ja äänistä.
Lisäksi toimintakertomuksessa on eriteltävä tilikauden aikana hankitut, pantatut, luovutetut ja mitätöidyt osakkeet. Osakkeista on esitettävä selvitys siitä, millä tavoin ne on vastaanotettu tai luovutettu, kyseisten osakkeiden lukumäärä ja niiden suhteellinen osuus kaikista osakkeista, sekä osakkeista maksettu vastike.
Tiedot lähipiiristä
Yhtiön lähipiiriin katsotaan kuuluvaksi tahot, joilla on määräysvaltaa tai huomattavaa vaikutusvaltaa yhtiön päätöksenteossa. Mikäli yhtiön osakkeita on luovutettu tai lunastettu lähipiiriin kuuluvalta, tulee toimintakertomuksessa esittää tämän lähipiiriin kuuluva henkilö nimeltä.
Lisäksi jos yhtiöllä on rahalainoja, vastuita tai vastuusitoumuksia lähipiiriinsä kuuluvalle, niiden tiedot on ilmoitettava erikseen toimintakertomuksessa, mikäli niiden yhteismäärä ylittää 20 000 euroa tai viisi prosenttia yhtiön oman pääoman määrästä.
Yhteenveto
Toimintakertomus on olennainen osa yrityksen taloudellista raportointia ja hallinnon avoimuutta. Se täydentää ja selventää tilinpäätöstä tarjoamalla sanallisen ja analyyttisen kuvan yrityksen toiminnasta, taloudellisesta asemasta, riskeistä ja tulevaisuuden näkymistä. Vaikka toimintakertomuksen laatiminen koskee ensisijaisesti suurempia ja julkisia yhtiöitä, sen vapaaehtoinen laatiminen voi tuoda arvoa myös pienemmille yrityksille läpinäkyvyyden ja sidosryhmien luottamuksen vahvistamiseksi. Huolellisesti laadittu toimintakertomus ei ole pelkkä lakisääteinen velvoite, vaan strateginen viestintäväline, joka kertoo yrityksen suunnasta ja vastuullisuudesta.
