Ensimmäinen tilintarkastus – asiantuntijan vinkit ensikertalaiselle

Onko edessäsi yrityksen ensimmäinen tilintarkastus? Asiantuntijamme Hanna Manelius kertoo, mitä prosessin aikana tapahtuu ja kuinka siihen kannattaa valmistautua.

Mikäli olet epävarma, koskeeko tilintarkastusvelvollisuus juuri sinun yhteisöäsi, vilkaise aikaisempi blogitekstimme Mitä on tilintarkastus ja milloin sitä tarvitaan?, jossa kerromme lyhyesti, ketä tilintarkastusvelvollisuus koskee ja milloin tilintarkastus on suositeltavaa.

Tutustuminen ja tarkastuksen suunnittelu

Tilintarkastustyömme lähtökohtana on yhteisön toiminnan ja toimintaympäristön ymmärtäminen. Tarkastuksen alussa sovitaan yleensä tutustumistapaaminen, jossa perehdymme yhteisön liiketoimintaan ja saamme käsityksen yhteisön prosesseista ja siinä mukana olevista henkilöistä ja heidän rooleistaan.

Tilintarkastustyömme lähtökohtana on yhteisön toiminnan ja toimintaympäristön ymmärtäminen.

Ennen tarkastuksen aloittamista käydään läpi myös asiakkaan mahdolliset aikataulutoiveet tilintarkastuksen valmistumiselle. Aikataulut sovitaan asiakkaan, tilintarkastajan sekä kirjanpitäjän kanssa. Kun kaikki osapuolet ovat tietoisia sovitusta aikataulusta, tarkastuksella on parhaimmat eväät valmistua halutussa ajassa.

Tarkastuksen suunnitteluun kuuluu olennaisesti myös tilintarkastuksen materiaalipyyntö. Lähettämässämme materiaalipyynnössä on selkeästi eritelty, mitä materiaaleja ja missä muodossa asiakkaalta ja kirjanpitäjältä vaaditaan prosessin edistämiseksi. Sujuvin tapa on jakaa tilintarkastajalle pääsyoikeus sähköiseen taloushallinnon järjestelmään, jossa voimme suorittaa tarkastustoimenpiteitä asiakasta häiritsemättä.

Tarkastustoimenpiteiden suorittaminen

Tilintarkastajan suorittamilla tarkastustoimenpiteillä pyritään hankkimaan kohtuullinen varmuus siitä, ettei tilinpäätös sisällä olennaisia virheitä, ja että se antaa oikean ja riittävän kuvan yhteisön toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tarkastustoimenpiteitä kohdistetaan sekä yhteisön kirjanpitoon, että hallintoon. Tilintarkastaja soveltaa työssään olennaisuusperiaatetta, mikä tarkoittaa, että tilintarkastaja ei käy läpi yhteisön jokaista tositetta, vaan kohdistaa tarkastustoimenpiteitä ammatillisen harkintansa mukaan.

Tilintarkastuksen ja siihen sisältyvien tarkastustoimenpiteiden määrä ja laajuus riippuvat muun muassa tarkastettavan yhteisön koosta ja toimialasta. Tarkastustoimenpiteemme voivat sisältää kirjanpitoaineiston läpikäynnin lisäksi esimerkiksi erilaisten sopimusten läpikäyntiä, johdon ja eri prosesseista vastaavien henkilöiden haastatteluja, toimintojen havainnointia, vahvistusten pyytämistä kolmansilta osapuolilta tai sisäisten prosessien kontrollien testaamista. Lisäksi mikäli yhteisöllä on fyysinen varasto, suoritamme varastoon pistokoeinventointeja paikan päällä varastossa.

Tarkastuksen edetessä lähetämme asiakkaalle ja/tai kirjanpitäjälle mahdollisia lisäkysymyksiä ja lisämateriaalipyyntöjä. Mikäli tarkastuksessa tulee esiin havaintoja, kommunikoimme niistä avoimesti ja autamme pohtimaan tilannekohtaisesti, miten asian kanssa tulisi edetä.

Ajantasainen kommunikointi

Avoin ja ajantasainen kommunikointi on olennainen osa sujuvaa tilintarkastusta. Kannustamme asiakkaitamme ottamaan meihin yhteyttä matalalla kynnyksellä. Pyrimme olemaan aina helposti ja nopeasti tavoitettavissa.

Olemme asiakkaidemme tukena muulloinkin, kuin vain vuosittaisten tilintarkastusten aikana.

Olemme asiakkaidemme tukena muulloinkin, kuin vain vuosittaisten tilintarkastusten aikana. Suositeltavaa on olla yhteydessä aina, kun jokin yhteisön asia askarruttaa. Oli sitten kyse tilinpäätöksestä, prosessien kehittämisestä, haasteellisen erän esittämisestä ja kirjaamisesta tai osakeannista, toimimme mielellämme sparrauspartnerina. Jatkuva kommunikaatio tilintarkastajan ja asiakkaan välillä lisää luottamusta ja edesauttaa tilintarkastuksen sujuvaa etenemistä.

Kokemuksemme mukaan asianmukaisesti ja sujuvasti hoidettu yhteistyö tilintarkastajan ja asiakkaan välillä on lisännyt asiakkaan ymmärrystä tilintarkastajan roolista ja tarpeellisuudesta asiakkaalle. Pyrimme luomaan asiakkaidemme kanssa pitkäaikaisia asiakassuhteita.

Tarkastuksen yhteenveto ja tilintarkastuskertomus

Kun tarkastustoimenpiteet on saatu suoritettua ja kaikki avoimet kysymykset on saatu selvitettyä, on tilintarkastus valmis. Tilintarkastuksen aikana mahdollisesti esiin tulleista havainnoista raportoidaan joko suullisesti tai kirjallisesti tilanteen ja asiakkaan toiveiden mukaan. Tilintarkastuksen lopuksi tilintarkastaja laatii tilintarkastuskertomuksen ja allekirjoittaa tilinpäätöksen tilinpäätösmerkinnän.

Tarkastusprosessin voi tiivistää lyhyesti alla oleviin vaiheisiin:

Yhteisön johto laatii tilinpäätöksen (kirjanpitäjän avustuksella)
Tarkastuksen aikatauluista sovitaan asiakkaan, kirjanpitäjän ja tilintarkastajan välillä
Tilintarkastaja toimittaa tilintarkastuksen materiaalipyynnön ennen tarkastusta
Tilintarkastaja suorittaa tilintarkastustoimenpiteitä yhteisön kirjanpitoon ja hallintoon
Mahdollisten tilinpäätöksen korjaustarpeiden tunnistaminen ja korjausten tekeminen – johdon, tilintarkastajan ja kirjanpitäjän yhteistyöllä
Yhteisön hallitus ja toimitusjohtaja allekirjoittaa tilinpäätöksen
Tilintarkastaja antaa tilintarkastuskertomuksen ja tekee tilinpäätökseen tilinpäätösmerkinnän
Yhtiökokous vahvistaa tilinpäätöksen