Epävarmuutta saattaa aiheuttaa myös alan tuntemattomuus ja lakitekstien kiemuraisuus. Tilintarkastusta käsittelevissä teksteissä ja tilintarkastajien puheissa vilisee paljon sanoja kuten aktivointi, tase-erä, varaston arvostus ja kehittämismenot. Lisäksi sanat tilintarkastaja, kirjanpitäjä ja tilitoimisto voivat helposti sekoittua keskenään. Kokosimme avuksesi tilintarkastaja-suomi -sanakirjan, josta tulet löytämään meidänkin tilintarkastajien käyttämiä sanoja auki selitettyinä.
Tilintarkastaja
Henkilö, joka tarkastaa yhteisön tilikauden kirjanpidon, tilinpäätöksen ja hallinnon. Päävastuullinen tilintarkastaja (nimikirjaimilla KHT, HT tai JHT) allekirjoittaa tilintarkastuskertomuksen. Ollakseen auktorisoitu tilintarkastaja, tulee suorittaa HT, KHT tai JHT-tentti, joiden suorittamiskelpoisuus saadaan riittävällä pohjakoulutuksella sekä työkokemuksella.
Tilintarkastajia kutsutaan usein myös termillä ”tilkkari”.
Tilintarkastustoimisto
/-yhteisö
Tilintarkastusyhtiöstä puhuttaessa kuulee välillä käytettävän termiä tilintarkastusyhteisö. Mikä tämä tilintarkastusyhteisö oikein on?
Tilintarkastusyhteisö on tilintarkastuslain mukaisesti tilintarkastustoimintaa harjoittava osakeyhtiö, osuuskunta, kommandiittiyhtiö tai avoin yhtiö. Tilintarkastusyhteisö muodostuu tilintarkastusammattilaisista ja tilintarkastusyhteisöksi hyväksymisen edellytyksenä on muun muassa se, että tietty osa yhtiön hallituksen jäsenistä on auktorisoituja eli hyväksyttyjä tilintarkastajia.
Jos tilintarkastustoimintaa harjoittava yhtiö on hyväksytty tilintarkastusyhteisöksi, voi tilintarkastuksen kohteena oleva yhtiö valita tilintarkastajakseen yksittäisen tilintarkastajan sijaan tilintarkastusyhteisön. Kun tarkastajana on tilintarkastusyhteisö, voi tilintarkastuksen päävastuullisena tarkastajana toimia kuka tahansa tilintarkastusyhteisön auktorisoitu tilintarkastaja. Tilintarkastusyhteisön on kuitenkin ilmoitettava tilintarkastettavalle yhtiölle, kenellä tilintarkastusyhteisössä työskentelevällä tilintarkastajalla on päävastuu tilintarkastuksen toimittamisesta.
Tiesitkö? Hill Audit on PRH:n hyväksymä tilintarkastusyhteisö.
Tilitoimisto
Yhtiö, joka hoitaa kirjanpitoon ja muuhun taloushallintoon liittyviä tehtäviä. Tilitoimistot pääosin keskittyvät kirjanpitoon ja laativat tilinpäätöksen, kun taas tilintarkastustoimistoissa tilintarkastajat varmentavat kirjanpidon, tilinpäätöksen ja hallinnon tarkoituksena parantaa tilinpäätöksen käyttäjien luottamusta tilinpäätökseen.
Kirjanpitäjä
Henkilö, joka vastaa yhteisön kirjanpidosta sekä esimerkiksi laskutuksesta, reskontrien hoidosta ja muista taloushallinnon tehtävistä. Monelle yrittäjälle luotettava ja ammattitaitoinen kirjanpitäjä on arvokas lisä yritystoiminnan tueksi.
Myös meidän tilkkarit hykertelevät innosta, kun tilintarkastukseen tulee hyvin esimerkillisesti hoidettu kirjanpito.
Tilinpäätös
Yhtiön tulee laatia tilikaudelta tilinpäätös, joka sisältää ainakin tuloslaskelman ja taseen sekä niiden liitetiedot. Mikäli kyseessä on suuryritys tai yleisen edun kannalta merkittävä yhteisö tulee tilinpäätökseen sisällyttää myös sen varojen hankintaa ja niiden käyttöä kuvaava rahoituslaskelma.
Tilinpäätökseen tulee liittää toimintakertomus, jos kirjanpitovelvollinen on julkinen osakeyhtiö, sellainen osuuskunta tai yksityinen osakeyhtiö, joka ei ole mikro- tai pienyritys tai jos yhteisö on yleisen edun kannalta merkittävä. Toimintakertomus ei kuitenkaan ole osa tilinpäätöstä.
Tilinpäätös siis kuvaa yhtiön tilikauden taloudellista asemaa ja sen tuloksen muodostumista. Tilinpäätöksen liitetiedoissa annetaan tasetta ja tuloslaskelmaa täydentäviä tietoja, jotta tilinpäätöksen antaa lukijalleen oikean ja riittävän kuvan toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.
Yhtiön tilinpäätöksen allekirjoittaa hallitus ja toimitusjohtaja. He myös ovat vastuussa tilinpäätöksen laatimisesta. Mikäli tilinpäätös tulee tilintarkastaa, tilintarkastaja tarkastaa tilinpäätöksen ja tekee siitä tilinpäätösmerkinnän, jossa viitataan tilintarkastuskertomukseen.
Tuloslaskelma
Tuloslaskelma sisältyy tilinpäätökseen ja se on hyvin olennainen tilinpäätöksen käyttäjille. Tuloslaskelma kertoo toiminnan laajuudesta ja se kuvaa muun muassa yrityksen kannattavuutta. Tuloslaskelma sisältää erät, joista yrityksen tulos on syntynyt tilikauden aikana. Yksinkertaistetusti tuloslaskelmassa käsitellään tilikauden tuotot ja kulut, joista syntyy joko tilikauden voittoa tai tappiota. Tuloslaskelma kuvaa aina tietyn, ennalta määritellyn ajanjakson tapahtumia.
Tase
Taseessa kuvataan yrityksen varallisuus, velat ja oma pääoma tiettynä hetkenä. Toisin kuin tuloslaskelma, tase ei kerro tuotoista ja kuluista tietyllä ajanjaksolla vaan sen tarkoitus on kuvata yksittäisen päivän tilannetta. Tase koostuu ns. kahdesta puolesta, joita kutsutaan termeillä vastaavaa ja vastattavaa. Vastaavaa -puolella esitetään yhtiön varallisuus eli esimerkiksi omistetut kiinteistöt, koneet, varasto, patentit, saamiset ja rahat. Vastattavaa -puoli taas kertoo, millä varallisuus on rahoitettu. Vastattavaa puolen eriä ovat esimerkiksi edellisten vuosien kertyneet voittovarat, rahoituslaitoslainat, ostovelat ja siirtovelat.
Vastaavaa ja vastattavaa puolien tulee olla kirjanpidossa olla yhtä suuret ja jos tase ei niin sanotusti “mene tasan”, on kirjanpidossa jokin pielessä.
Tase-erittelyt
Tase-erittelyt laaditaan varmentamaan tilinpäätöstä, mutta ne eivät ole osa tilinpäätöstä. Taseesta poiketen tase-erittelyt eivät ole julkinen tai rekisteröitävä asiakirja, vaikka ne tulee kirjanpitolain mukaan laatia. Tase-erittelyistä ilmenee tilikohtaista tasetta tarkemmin, mitä yhtiön tase pitää sisällään. Tase-erittelyissä tulee yksityiskohtaisesti luetteloitavaksi taseeseen sisältyvät pysyvät vastaavat, vaihtuvat vastaavat, vieras pääoma ja pakolliset varaukset.
Varaston arvostus
Varasto muodostaa useassa yrityksessä ison osan yrityksen omaisuudesta. Vaihto-omaisuuden oikean arvon selvittämiseksi tulee inventoinnin perusteella saadun kappalemäärän lisäksi hyödykkeen arvostuksen arvioiminen. Vaihto-omaisuus arvostetaan hankintamenoon, johon luetaan hyödykkeen hankinnasta ja valmistuksesta aiheutuneet välittömät menot. Vaihto-omaisuus arvostetaan usein FIFO-menetelmällä (First in, First out). Menetelmässä hankintameno määritetään olettaen, että hyödykkeet on luovutettu varastosta siinä järjestyksessä kuin ne on hankittu.
Kehittämismenot
Kehittämistoiminnasta välittömästi aiheutuneet menot. Kehittämistoiminta on esimerkiksi uusien aikaisempaa parempien laitteiden, tuotteiden, raaka-aineiden, palvelujen, järjestelmien ja prosessien suunnittelua ennen kaupallisen tuotannon tai käytön aloittamista. Kehittämismenot voidaan kirjanpitolain mukaan aktivoida, mutta pakkoa ei ole. Kehittämismenoihin ei lueta tutkimusmenoja.
Aktivointi
Kirjanpidon menot, jotka tuottavat yhtiölle tuloja useampana tilikautena, tulee kirjata taseen pysyviin vastaaviin. Tätä hankintamenon kirjaamista tuloslaskelmalle kuluksi kirjaamisen sijasta taseen pysyviin vastaaviin kutsuttaan aktivoinniksi. Aktivoitava summa koostuu hankintamenosta, joka sisältää kirjanpitolain mukaan hankinnasta ja valmistuksesta aiheutuneet välittömät menot. Hankintameno tulee kirjata kuluksi suunnitelman mukaisina poistoina sen taloudellisena vaikutusaikanaan eli sinä aikana, kun se tuottaa yhtiölle tuloa.
Suunnitelman mukaiset poistot
Pysyviin vastaaviin kuuluvien aineellisten ja aineettomien hyödykkeiden hankintamenot tulee kirjata kuluksi niiden taloudellisen vaikutusajan kuluessa. Taloudellisen vaikutusajan päätyttyä on hyödykkeen hankintamenon oltava kokonaan poistettu mahdollista jäännösarvoa lukuun ottamatta. Näitä hyödykkeiden hankintamenojen kulukirjauksia kutsutaan käsitteellä suunnitelman mukaiset poistot tai tuttavallisemmin sumu-poistot. Suunnitelman mukaiset poistot kirjanpidossa ja verotuksessa tehtävät poistot voivat erota toisistaan, jolloin syntyy poistoeroa tai hyllypoistoa.
Yhtiökokous
Yhtiön osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa yhtiökokouksessa yhtiön asioista päätettäessä. Yhtiökokouksessa tulee päättää sille osakeyhtiölain nojalla kuuluvista asioista.
Yhtiöjärjestyksessä voidaan myös määrätä, että yhtiökokous päättää toimitusjohtajan ja hallituksen yleistoimivaltaan kuuluvasta asiasta. Yhtiön tulee tilikausittain pitää vähintään varsinainen yhtiökokous, joka on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Varsinaisessa yhtiökokouksessa tulee päättää vähintään tilinpäätöksen vahvistamisesta, taseen osoittaman voiton käyttämisestä sekä vastuuvapaudesta hallituksen jäsenille, hallintoneuvoston jäsenille ja toimitusjohtajalle. Lisäksi tulee päättää hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenten palkitsemisesta ja valinnasta sekä tilintarkastajan valinnasta, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin näiden toimikaudesta, valinnasta tai palkitsemisesta. Yhtiöjärjestyksessä voidaan myös määrätä muita asioita, joita tulee käsitellä varsinaisessa yhtiökokouksessa.
Yhtiön tulee pitää ylimääräinen yhtiökokous muun muassa silloin, jos yhtiöjärjestyksessä niin määrätään, yhtiön hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai osakkeenomistaja sitä OYL 5:4 §:n mukaisesti vaatii.
Yhtiökokouksesta tulee laatia pöytäkirja, joka on numeroitava juoksevasti ja säilytettävä.
Hallituksen kokous
Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallituksen vastuulle kuuluu se, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Hallituksessa voi olla sekä yhtiön osakkaita että muita ulkopuolisia hallituksen jäseniä. Hallitus on kokouksessa päätösvaltainen, kun paikalla on yli puolet jäsenistä, jollei yhtiöjärjestyksessä edellytetä suurempaa määrää. Hallituksen kokouksesta tulee laatia pöytäkirja, jonka allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja ja, jos hallitukseen kuuluu useita jäseniä, vähintään yksi hallituksen siihen valitsema jäsen.
Due Diligence
Yrityskauppaan kuuluva prosessi, jossa tavoitteena on tunnistaa mm. suunnitellun yrityskaupan riskejä ja vastuita. Due diligence -selvitys, eli puhekielessä käytetty DD, voidaan tehdä sekä ostajan että myyjän toimesta ja sen laajuus riippuu vahvasti siitä, mihin liiketoiminnan osa-alueisiin ostaja tai myyjä haluaa suunnata selvitystä. DD toimii tukena yrityskaupan sopimusneuvotteluissa.
Osakassopimus
Sopimus, jossa yhtiön osakkeenomistajat sopivat yhteisistä pelisäännöistä: oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan yhtiötä ja toisiaan kohtaan. Osakassopimus ei ole julkinen asiakirja, joten se mahdollistaa keinon sopia asioista luottamuksellisella tavalla osakkeenomistajien kesken. Osakassopimuksen laatimista asiantuntijan avustuksella kannattaa harkita, mikäli osakkaita on useampi, jolloin saatetaan välttyä yhtiön toimintakyvyn säilymisestä esimerkiksi kiistatilanteissa.